Sharepoint Online es quizás la herramienta más flexible de todas con las que contamos en Microsoft 365, una de las principales características con las que cuenta, es la del almacenamiento de documentos y archivos.
En nuestra experiencia con diferentes clientes, vemos usualmente sitios en Sharepoint utilizados como espacios de almacenamiento en la nube, tal como si fuera una NAS en la nube.
Lo primero que se hace con Sharepoint es crear uno o varios sitios, utilizar la librería de documentos por defecto y trasladar toda la información que tenemos en nuestros equipos, servidores, discos duros, etc.
Generamos carpetas por doquier y utilizamos Sharepoint de la misma forma que hemos almacenado documentos desde los inicios de la computación. Pero tenemos una primera noticia, Sharepoint no es una NAS, no debemos utilizarlo de la forma que hemos hecho siempre, y ya explicaremos porqué.
Sharepoint Online no es una NAS
El sistema clásico de almacenar información en carpetas, nos permite constituir un orden lógico desde nuestro punto de vista, las estructuramos por año, cliente, usuario, producto, etc., y luego definimos subniveles subsecuentes hasta que tenemos estructuras con 4, 5, 8 ó más niveles de carpetas.
Todos sabemos lo difícil que resulta encontrar información dentro de estructuras llenas y llenas de carpetas pues lo que puede parecer un orden lógico para el que la diseño, puede suponer una locura para otro.
Pero cuál es la alternativa?
En Sharepoint contamos con la posibilidad de gestionar documentos a través de metadatos, lo que nos facilita la clasificación, búsqueda y gestión de los documentos, sin importar tipo, empresa o escenario.
Pero qué son los metadatos? La Wikipedia los define de la siguiente manera:
Los metadatos (del griego μετα, meta, ‘después de, más allá de’ y latín datum, ‘lo que se da’, «dato»), literalmente «sobre datos», son datos que describen otros datos. En general, un grupo de metadatos se refiere a un grupo de datos que describen el contenido informativo de un objeto al que se denomina recurso.
Wikipedia – Metadatos
Si bien la explicación anterior puede no ser del todo clara, trataremos de explicarlo de manera simple.
Imaginemos los metadatos como etiquetas que se adhieren a cada uno de los archivos que agregamos y definen sus propiedades, todos los archivos cuentan con metadatos base, como son la fecha de creación, fecha de modificación, el nombre del archivo, quién lo creó, etc.
Estos metadatos nos permiten conocer información básica de nuestros archivos, por ejemplo, si conocemos el nombre de un archivo y/o la fecha de creación, podríamos buscarlos con facilidad.
Pero es claro que estos metadatos no son suficientes si queremos clasificar información propia de nuestra empresa o departamento, allí radica la diferencia de Sharepoint, ya que podremos crear metadatos personalizados para nuestro caso específico.
Metadatos personalizados para nuestros entornos específicos
Dentro de cada Tenant, sitio de Sharepoint o Librería de Documentos podremos crear metadatos personalizados, por ejemplo, el departamento asociado al documento, el usuario del Directorio Activo responsable del documento, el tipo de documento (si es una factura, recibo de pago, orden de compra, contrato, hoja de vida, etc.); empieza a ser claro entonces qué son los metadatos en Sharepoint.
Ahora si queremos filtrar un documento específico, independiente del usuario, podremos escoger el departamento al que pertenece, el responsable y cualquier otro metadato que corresponda, esto nos permitirá buscar documentos de forma directa y con mayor flexibilidad.
Hagamos una analogía
Si aún los metadatos no son claros como sistema para gestionar documentos, imaginemos una tienda en línea de venta de zapatos. Supongamos que deseamos comprar unos zapatos deportivos para mujer de color rojo y talla 38.
Imaginemos por un momento que al ingresar a la tienda, todas las opciones de zapatos se encuentran dentro de carpetas, quizás el diseñador de la página los puso por marca, luego por talla, luego por tipo y luego por color.
Como a nosotros no nos interesa la marca, para encontrar lo que deseamos tendríamos que ir carpeta por carpeta entre todas las marcas para seleccionar las opciones que nos interesan, sería sin duda la peor experiencia de compra en el mundo.
Sin embargo, las tiendas en línea utilizan metadatos para clasificar sus productos, si bien la marca es un metadato, simplemente no la seleccionamos, pero si seleccionaremos el resto de características que nos interesan para así encontrar de forma fácil el producto adecuado a nuestras necesidades.
Esperamos que con esto se animen a crear librerías de documentos con metadatos.
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