Una de las prácticas más comunes en Sharepoint es utilizarlo como una unidad de red en donde se crean carpetas para separar de forma lógica los documentos compartidos. Si bien esta práctica es una forma útil y fácil de hacerlo, en Sharepoint la mejor práctica es crear sitios para separar nuestros documentos.
Hay cuatro razones principales del porqué se recomienda crear sitios.
Razón 1. Para qué utilizar Sharepoint?
Si se va a utilizar Sharepoint para crear carpetas y compartirlas entre usuarios, una alternativa más fácil y rápida de utilizar, sería continuar utilizando la NAS que tenemos instalada o acudir a otros servicios, sin embargo, Sharepoint nos brinda funcionalidades mucho más interesantes, sería como comprar un yate para tenerlo en una piscina.
Si tienes Sharepoint, aprende sobre él y usalo con todas sus bondades!
Razón 2. Crecimiento
Al cargar toda la información en una sola librería de documentos o en carpetas, se corre el riesgo de volverse tan grande con el tiempo que se vuelve inmanejable, los que han administrado grandes NAS o SAN sabrán de lo que hablamos.
A medida que se agregan sitios para proyectos, productos u otros, la adminsitración de los mismos es mucho más sencillo.
Razón 3. Otras partes web
En Sharepoint podemos personalizar cada sitio con partes web diferentes para lograr así tener la información más clara para los usuarios del sitio, es muchísimo más fácil (y entretenido) contar con diferentes visuales en cada sitio que una carpeta en red con mil subcarpetas en las cuales buscar.
Razón 4. Seguridad, mucho más fácil
Una vez creada una carpeta en red, si queremos contar con permisos personalizados debemos desheredar los permisos del sitio principal y con el tiempo, esto se vuelve completamente inmanejable, ante cualquier cambio podriamos dejar sin acceso a varios usuarios.
Por el contrario, cuando creamos sitios diferentes la administración de 3 grupos facilita esta titánica labor.
Tomado del blog de Gregory Zelfond, the SharePoint Maven.